Purtroppo è qualcosa che succede anche troppo spesso, a prescindere da quale parte ci si trovi, se del debitore o del creditore, avere a che fare con un pagamento in ritardo, è all’ordine del giorno. E’ sicuramente, una delle situazione più frustranti che esistono e che non sono facili da risolvere.
Che cosa è un pagamento in ritardo?
Un pagamento in ritardo, è un pagamento che non viene effettuato, nei termini stabiliti. Specialmente, quando ci sta un accordo finanziario o contrattuale. In linea di massima, si considera un ritardo di pagamento, quello che non viene effettuato, entro i trenta giorni, dalla richiesta. Se poi si va oltre, è ancora peggio.
I ritardi dei pagamenti possono portare dei problemi non da poco: dai problemi finanziari per le aziende, fino al flusso della cassa, fino a poi alla capacità di potere fare fronte ai debiti finanziari. Tutte cose che possono influire sulla riuscita di una società, e sul contributo che essa da ogni giorno.
E poi, la ricerca di un pagamento, è anche motivo di grande stress per una azienda. E specialmente per i proprietari che se ne devono occupare. Forse, anche per questo motivo, è importante avere sempre a disposizione, qualche strategia che possa aiutare. O per lo meno fare accorciare i tempi, rispetto la riscossione.
Quando e come chiederlo?
Partiamo dal presupposto, che la cosa migliore, è sempre quella di provvedere ad un pagamento, dopo che si è ricevuta la fattura. Solo cosi, si potrà evitare di avere dei conti in sospeso, ed essere certi, che il proprio flusso cassa, possa continuare a funzionare, sempre, nel modo corretto. Ma non sempre è cosi.
Per prima cosa, si può cercare di inviare un primo sollecito. Subito dopo la data di scadenza. E se è possibile, farlo anche una settimana prima. Il segreto, è cercare di avere un tono sempre professionale, sia che si mandino delle lettere, o delle email. La cosa importante, è essere sempre distaccati, in quello che si fa.
Poi, al tempo stesso, non dimenticarsi mai, di essere cordiali e educati. Se il messaggio viene scritto in modo sgarbato, allora la cosa può anche incidere. Si potrebbe andare incontro, ad un problema, nel rapporto con il cliente. E la cosa non ha mai dei risvolti positivi. Non ci sono dubbi.
Ecco qualche istruzione interessante
Si parte inviando un promemoria, almeno 5 giorni prima della scadenza. In questo promemoria, con educazione, ricordare che esista una data di scadenza imminente per un pagamento. Cercando di fare capire, che sarebbe opportuno provvedere quanto prima, per evitare dei problemi, con il passare del tempo. Che possono di sicuro sorgere.
Si tratta sempre di inviare, un promemoria breve e al tempo stesso rispettoso. Poche righe, che possano fare capire la richiesta, ma senza dilungarsi nel discorso. Se, poi, entro cinque giorni, non ci sta la risposta. Cercare di ricordarlo ancora una volta. Con un secondo sollecito, sempre sullo stesso argomento.
In questo caso, usare dei toni, sempre pacati e educati, ma che facciano capire che la richiesta non è stata dimenticata. E che si nutre la speranza, che quanto prima, si possa ricevere una risposta, davvero esaustiva. Insomma, qualcosa che possa arrivare, dritta e possa essere compresa nel modo corretto. E senza intoppi.
Come gestire i ritardi
Liquidare fatture immediate: una cosa è certa, non è mai opportuno aspettare che le fatture vengano liquidate. La cosa migliore, è quella di provvedere al pagamento, nel momento in cui la fattura si riceve. Cosi da avere anche una migliore organizzazione, e evitare che le cose si possano accavallare. I pagamenti, poi, possono anche essere programmati.
Automatizzare la contabilità: usando questo sistema, si è certi di aumentare la velocità, la qualità e anche l’accuratezza. I processi manuali, vengono eliminati, e cosi si eviteranno anche delle fatture sospese. E magari, pagamenti doppi o in forte ritardo. Tutto si farà nel modo corretto, e senza intoppi di nessun genere.
Evitare software: in ultimo, la cosa migliore da fare è quella di evitare di usare dei programmi, o anche dei software per la contabilità. Ci possono essere degli errori, nel momento dell’inserimento dei dati, che non solo fanno perdere i soldi, ma portano anche a dei ritardi, di non poco conto.
